Política de Privacidad – Gaia (CRONOS)

Introducción

El presente documento establece la Política de Privacidad y los Términos y Condiciones de uso de la aplicación móvil Gaia (antes denominada CRONOS, paquete com.copower.cronos_mobile) y de su panel web, operados por Copower Energy Solutions SAS ("Copower"). Gaia es una herramienta corporativa para el registro de la jornada laboral, las horas extra, las actividades de campo y la gestión de la flota de los empleados de Copower. Este documento se elabora conforme a la legislación vigente en la República de Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015 relacionados con la protección de datos personales.

Aceptación de los términos

Al iniciar sesión o utilizar la aplicación Gaia, el usuario acepta los presentes Términos y Condiciones y la Política de Privacidad. El acceso a la ubicación requiere, además, el consentimiento expreso descrito en la sección 4.

Datos personales que recopilamos

Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, correo electrónico corporativo, teléfono, cargo, departamento, foto de perfil y firma.
Datos de ubicación (GPS): la ubicación precisa del dispositivo, también en segundo plano. Se detalla en la sección 4.
Fotografías de evidencia: la foto que se toma con la cámara al finalizar un turno y las fotos de las inspecciones vehiculares. La app solo accede a la cámara cuando el usuario toma la foto.
Registros de jornada: hora de inicio y fin de cada turno, descripción de las actividades, proyecto o GA, tipo de actividad y origen y destino de los viajes.
Documentos e informes: los archivos que el usuario adjunta en actividades de campo o en la gestión de vehículos.
Información del dispositivo y diagnóstico: modelo, sistema operativo, versión de la app, estado de los permisos y de la conexión, dirección IP, registros técnicos de errores al iniciar o finalizar turnos y el identificador para notificaciones push.

Uso de la ubicación (incluida la ubicación en segundo plano)

Gaia recopila datos de ubicación para registrar dónde el empleado inicia y termina sus turnos, trazar el recorrido de sus horas extra, validar las geocercas de los sitios de trabajo y ubicar el equipo corporativo asignado, incluso cuando la app está cerrada o no se está usando.

Qué se recopila: la ubicación precisa del dispositivo (latitud, longitud, precisión, altitud, velocidad, rumbo y la hora de cada lectura, junto con el nivel de batería para saber si el teléfono está por apagarse), mediante los permisos de Android "ubicación precisa" (ACCESS_FINE_LOCATION) y "ubicación en segundo plano" (ACCESS_BACKGROUND_LOCATION).
Cómo se accede: a través del GPS y los servicios de ubicación del teléfono. Mientras el registro está activo, la app mantiene un servicio en primer plano que muestra una notificación permanente "Gaia · equipo corporativo", de modo que el usuario siempre sabe que la ubicación se está recopilando. También se guarda la ubicación en el momento exacto en que el usuario inicia o finaliza un turno.
Cuándo: solo mientras el usuario tiene la sesión iniciada en la app: aproximadamente cada 30 segundos durante un turno y cada 2 minutos fuera de turno, también en segundo plano, con la app cerrada y con la pantalla bloqueada. La recopilación se detiene al cerrar sesión.
Para qué se usa:
- registrar el lugar de inicio y fin de cada turno y el recorrido realizado durante las horas extra;
- validar que los turnos se registren en el sitio de trabajo (geocercas) y avisar al supervisor cuando el empleado sale de él durante el turno;
- calcular y soportar las horas trabajadas y los recargos laborales;
- ubicar los vehículos y el equipo corporativo asignado y apoyar la seguridad del personal que trabaja en campo.
Consentimiento: antes de solicitar el permiso de ubicación, la app muestra una pantalla de aviso con esta información y solo pide el permiso si el usuario pulsa "Aceptar y continuar". El usuario puede negarse, o retirar el permiso en cualquier momento desde los Ajustes del teléfono o cerrando sesión. Sin el permiso de ubicación no se pueden validar el inicio ni el fin de los turnos ni el recorrido.
Quién la ve: el supervisor del empleado y el personal administrativo autorizado de Copower, según los permisos de su rol en la plataforma.
Lo que NO hacemos: la ubicación no se vende, no se usa para publicidad ni para perfiles comerciales y no se comparte con terceros para sus propios fines.

Finalidad del tratamiento

Los datos se utilizan exclusivamente para: operar la plataforma; registrar la jornada laboral y liquidar horas extra y recargos conforme al Código Sustantivo del Trabajo; planear y controlar actividades de campo; gestionar la flota y sus inspecciones; enviar notificaciones relacionadas con el trabajo; diagnosticar fallas de la app; y cumplir obligaciones legales y laborales.

Con quién compartimos los datos

Supervisores y personal administrativo autorizado de Copower.
Proveedores que prestan servicios técnicos a Copower, únicamente para ese fin: alojamiento del servidor, Google Maps Platform (para mostrar mapas y recorridos) y Firebase Cloud Messaging de Google (para entregar notificaciones).
Autoridades competentes, cuando la ley lo exija.

Copower no vende datos personales.

Seguridad de la información

La información viaja cifrada (HTTPS/TLS) entre la app y el servidor. El acceso al panel está protegido con usuario, contraseña y permisos por rol, y los servidores tienen acceso restringido. Copower adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información personal.

Conservación y eliminación de los datos

Los datos se conservan mientras exista la relación laboral o contractual con Copower y durante el tiempo adicional que exijan las normas laborales, contables y tributarias para soportar el pago de la jornada. Cumplido ese plazo, se eliminan o se anonimizan. El usuario puede solicitar la eliminación de sus datos según la sección 9; se eliminarán aquellos que no deban conservarse por una obligación legal.

Derechos de los titulares

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el usuario puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso de sus datos, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer estos derechos puede dirigirse al área de Talento Humano de Copower Energy Solutions SAS.

Menores de edad

Gaia es una herramienta de uso exclusivo de empleados y contratistas de Copower y no está dirigida a menores de edad.

Uso permitido

Los usuarios se comprometen a utilizar la aplicación de forma legal y responsable.

Limitación de responsabilidad

Copower no será responsable por daños derivados del uso indebido de la plataforma.

Modificaciones

Copower podrá actualizar este documento publicando una nueva versión en esta misma dirección. Si cambia la forma en que se usa la ubicación, la app volverá a solicitar el consentimiento.

Legislación aplicable

Este documento se rige por las leyes de la República de Colombia.

Location data summary (English)

Gaia collects precise location data (GPS) to record where employees start and end their work shifts, track the route of their overtime, validate job-site geofences and locate the assigned company equipment, even when the app is closed or not in use (background location). Location is collected only while the user is signed in — about every 30 seconds during a shift and every 2 minutes outside a shift — and a persistent notification is shown while it is active. It is visible only to the employee's supervisor and authorized Copower staff, is never sold or used for advertising, and collection stops when the user signs out or revokes the permission in the phone settings. An in-app disclosure is shown and accepted before the location permission is requested.